الاستاذة ايمان الطرابلسي
14-05-2007, 03:06 PM
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
كثيراً ما يجد الإنسان نفسه متخبطاً بين كثير من الأعمال سواء الروتينية أو الطارئة ، ويضيع وقته حائراً في تنفيذ أي منها والإنسان الناجح هو من يستطيع أن يحدد أولوياته ويرتب أعماله بالتخطيط السليم لإنجاز هذه المهام
ليحقق الفائدة سواء على الصعيد الشخصي أو العام .. ومن كتاب إدارة الوقت TIME MANAGEMENT للدكتور ربحى عليان احببت أن أنقل لكم هذه السطور لنتعرف على ( تخطيط الوقت)
التخطيط : هو فن تحقيق المستقبل كما يجب ان يكون ، وليس كما يمكن أن يكون وهو بالتالي قائم على رسم سيناريوهات وتصورات ذكية راشدة للتعامل مع الثوابت والمتغيرات ، وإخضاع العوامل والعناصر المختلفة في المشروع للتوظيف الشامل والمتكامل ، وذلك لرفع إنتاجية المشروع وكفاءته، وبما يساعد على إكسابه مزايا تنافسية تؤهله للاستمرار.
والتخطيط عملية استشراف للمستقبل ، والتنبؤ بما سيكون علينا القيام فيه من أنشطة ، و الأعمال المطلوب إنجازها في وقت معين ، ومن ثم يكون وضع برامج زمنية للأنشطة المتتالية والمتلازمة ، بحيث يتم تنفيذ كل منها بصورة أفضل .
فعملية تخطيط الوقت تخضع لفكر وعمل منهجى سليم قائم على خطوات منطقية هي :
الخطوة الاولى : تحديد كم الوقت المتاح لنا في المستقبل لإنجاز الأعمال المطلوبة ، وهو أمر يحتاج دائماً إلي مراجعة وتمحيص ، فقد يظن البعض أن لدينا كل الوقت الذي نحتاج إليه ، بمعنى أننا نستطيع استهلاك كامل وقت المستقبل ، ومن ثم تحديد وقت معين لإنجاز العمال فيه، بل إنه يمكن الحصول على أي وقت نرغب فيه أو نحتاج إليه.
الخطوة الثانية : تحديد كم ونوع الأعمال المطلوب إنجازها في الوقت المتاح لنا استخدامه واستغلاله ، ولا يمكن أن يتم ذلك بدون رؤية طموحيه واسعة للاستقرار المستقبلي لما يتعين ويجب أن تصل إليه الآمال والأحلام ، حتى لا يصبح عملنا مجرد تكرار واستنساخ للواقع الحالي ، او بمعنى أوضح احتفاظاً لما نحن عليه من تأخر وتخلف .. ليصبح انحطاطاً وازدراء.
إن أي عمل إذا لم يحمل معه وداخله وبه تطوراً وتقدماً وتحسيناً لما هو قائم ، ولما نحن عليه يعد جريمة في حق الانسانية وفي حق الأجيال القادمة يتعين المحاسبة عليها ، وتوقيع أشد العقاب على من ارتكبها ، وعلى من شارك فيها سواء بالفعل أو الصمت أو حتى بعدم الاعتراض ، فالمستقبل وإن كان يحمل أمل الأفضل ، فإن السعى لتنفيذه وترجمته إلي واقع فعلى وعملى وحياتى معاش هو الذى تقوم به إدارة الوقت سواء على المستوى الكلي الجمعى للدولة ، أوعلى المستوى الجزئي الوحدى للمشروعات ، أو حتى على المستوى الشخصي الفردى للبشر ..
الخطوة الثالثة : ترجمة الأعمال المطلوب إنجازها إلي طرق متكاملة من الأهداف ، ويتم ذلك من خلال تحديد مجموعة الأهداف المتكاملة التى يتعين الوصول إليها .
أهمية التخطيط للوقت :
بالرغم من أن معظمنا يؤمن بأهمية التخطيط ، فإننا لا نخصص وقتاً كافياً لهذا النشاط المهم ، وكثير منا لا يجدون الوقت الكافى للتخطيط ، إن عدداً كبيراً من الأنشطة يجب أن تؤدى على الفور ، أما التخطيط فبإمكانه الانتظار إلي وقت لاحق .
وما من شيء أبعد عن الحقيقة والممارسة العملية من ذلك ، فالتخطيط وإن كان يحتاج إلي وقت إنما يوفر الوقت الذي يمكن تخصيصه للقيام بأنشطة مهمة لتحقيق الأهداف . إن كل دقيقة تنفق في التخطيط توفر ثلاث او اربع دقائق في التنفيذ ، وإن قضاء سبع ساعات في التخطيط بأفكار واضحة لهو أحسن وأفضل من قضاء سبعة أيام بدون أهداف.
في مسح اجراه دانيال هوارد على مجموعة من المديرين التنفيذيين اتضح أن 72% من مجتمع الدراسة ما برحوا يشكون من قلة الوقت للتفكير في التخطيط بالرغم من اعترافاتهم بأن التخطيط للمستقبل من أهم واجبات وظائفهم
يسعى الناس إلي إشباع حاجاتهم ، ومنها حاجة الشعور بالإنجاز أو الانتهاء من المهام ، ولسوء الحظ فإن التخطيط لا يشبع مثل هذه الحاجة في التو واللحظة .فنتائج التخطيط لا نلمسها إلا بعد فترة زمنية وربما لا نلمسها أبداً. وبالتالي فإننا نتردد في القيام بأي عمل لا يؤدي بنا إلي نتائج سريعة . ويعمل التخطيط على تجسير الفجوة بين ما هو قائم فعلاً أو ما نحن عليه الآن وبين ما نستهدف تحقيقه. إنه أسلوب يصل المستقبل بالحاضر ، ومع ذلك فنحن لا نحبذه لأنه نشاط معقد يتطلب تفكيراً في المستقبل بطريقة منظمة ، وتنبؤاً بالأحداث المتوقعة ، واستشرافاً للمستقبل.
وإذا كان التخطيط كنشاط على هذا النحو ، فإن تخطيط الوقت فيه قدر أكبر من الصعوبة ، لأنه يعنى وضع إطار مسبق للوقت ووضع حدود له . ويستمد تخطيط الوقت أهميته من حقيقة أساسية هى أن المهام أو الأنشطة كثيرة ، وأن هناك أشياء لا بد من القيام بها دائماً . وبالتالي يأتى الوقت ليكون المحدد الأساسي والعنصر الحرج لما يعمل وما لايعمل ، إذ لاتوجد ساعات كافية في اليوم ليعمل كل الأشياء التى يمكن أن تعمل.
للموضوع تكملة إن شاء الله
دمتم بصفاء وسعادة.
كثيراً ما يجد الإنسان نفسه متخبطاً بين كثير من الأعمال سواء الروتينية أو الطارئة ، ويضيع وقته حائراً في تنفيذ أي منها والإنسان الناجح هو من يستطيع أن يحدد أولوياته ويرتب أعماله بالتخطيط السليم لإنجاز هذه المهام
ليحقق الفائدة سواء على الصعيد الشخصي أو العام .. ومن كتاب إدارة الوقت TIME MANAGEMENT للدكتور ربحى عليان احببت أن أنقل لكم هذه السطور لنتعرف على ( تخطيط الوقت)
التخطيط : هو فن تحقيق المستقبل كما يجب ان يكون ، وليس كما يمكن أن يكون وهو بالتالي قائم على رسم سيناريوهات وتصورات ذكية راشدة للتعامل مع الثوابت والمتغيرات ، وإخضاع العوامل والعناصر المختلفة في المشروع للتوظيف الشامل والمتكامل ، وذلك لرفع إنتاجية المشروع وكفاءته، وبما يساعد على إكسابه مزايا تنافسية تؤهله للاستمرار.
والتخطيط عملية استشراف للمستقبل ، والتنبؤ بما سيكون علينا القيام فيه من أنشطة ، و الأعمال المطلوب إنجازها في وقت معين ، ومن ثم يكون وضع برامج زمنية للأنشطة المتتالية والمتلازمة ، بحيث يتم تنفيذ كل منها بصورة أفضل .
فعملية تخطيط الوقت تخضع لفكر وعمل منهجى سليم قائم على خطوات منطقية هي :
الخطوة الاولى : تحديد كم الوقت المتاح لنا في المستقبل لإنجاز الأعمال المطلوبة ، وهو أمر يحتاج دائماً إلي مراجعة وتمحيص ، فقد يظن البعض أن لدينا كل الوقت الذي نحتاج إليه ، بمعنى أننا نستطيع استهلاك كامل وقت المستقبل ، ومن ثم تحديد وقت معين لإنجاز العمال فيه، بل إنه يمكن الحصول على أي وقت نرغب فيه أو نحتاج إليه.
الخطوة الثانية : تحديد كم ونوع الأعمال المطلوب إنجازها في الوقت المتاح لنا استخدامه واستغلاله ، ولا يمكن أن يتم ذلك بدون رؤية طموحيه واسعة للاستقرار المستقبلي لما يتعين ويجب أن تصل إليه الآمال والأحلام ، حتى لا يصبح عملنا مجرد تكرار واستنساخ للواقع الحالي ، او بمعنى أوضح احتفاظاً لما نحن عليه من تأخر وتخلف .. ليصبح انحطاطاً وازدراء.
إن أي عمل إذا لم يحمل معه وداخله وبه تطوراً وتقدماً وتحسيناً لما هو قائم ، ولما نحن عليه يعد جريمة في حق الانسانية وفي حق الأجيال القادمة يتعين المحاسبة عليها ، وتوقيع أشد العقاب على من ارتكبها ، وعلى من شارك فيها سواء بالفعل أو الصمت أو حتى بعدم الاعتراض ، فالمستقبل وإن كان يحمل أمل الأفضل ، فإن السعى لتنفيذه وترجمته إلي واقع فعلى وعملى وحياتى معاش هو الذى تقوم به إدارة الوقت سواء على المستوى الكلي الجمعى للدولة ، أوعلى المستوى الجزئي الوحدى للمشروعات ، أو حتى على المستوى الشخصي الفردى للبشر ..
الخطوة الثالثة : ترجمة الأعمال المطلوب إنجازها إلي طرق متكاملة من الأهداف ، ويتم ذلك من خلال تحديد مجموعة الأهداف المتكاملة التى يتعين الوصول إليها .
أهمية التخطيط للوقت :
بالرغم من أن معظمنا يؤمن بأهمية التخطيط ، فإننا لا نخصص وقتاً كافياً لهذا النشاط المهم ، وكثير منا لا يجدون الوقت الكافى للتخطيط ، إن عدداً كبيراً من الأنشطة يجب أن تؤدى على الفور ، أما التخطيط فبإمكانه الانتظار إلي وقت لاحق .
وما من شيء أبعد عن الحقيقة والممارسة العملية من ذلك ، فالتخطيط وإن كان يحتاج إلي وقت إنما يوفر الوقت الذي يمكن تخصيصه للقيام بأنشطة مهمة لتحقيق الأهداف . إن كل دقيقة تنفق في التخطيط توفر ثلاث او اربع دقائق في التنفيذ ، وإن قضاء سبع ساعات في التخطيط بأفكار واضحة لهو أحسن وأفضل من قضاء سبعة أيام بدون أهداف.
في مسح اجراه دانيال هوارد على مجموعة من المديرين التنفيذيين اتضح أن 72% من مجتمع الدراسة ما برحوا يشكون من قلة الوقت للتفكير في التخطيط بالرغم من اعترافاتهم بأن التخطيط للمستقبل من أهم واجبات وظائفهم
يسعى الناس إلي إشباع حاجاتهم ، ومنها حاجة الشعور بالإنجاز أو الانتهاء من المهام ، ولسوء الحظ فإن التخطيط لا يشبع مثل هذه الحاجة في التو واللحظة .فنتائج التخطيط لا نلمسها إلا بعد فترة زمنية وربما لا نلمسها أبداً. وبالتالي فإننا نتردد في القيام بأي عمل لا يؤدي بنا إلي نتائج سريعة . ويعمل التخطيط على تجسير الفجوة بين ما هو قائم فعلاً أو ما نحن عليه الآن وبين ما نستهدف تحقيقه. إنه أسلوب يصل المستقبل بالحاضر ، ومع ذلك فنحن لا نحبذه لأنه نشاط معقد يتطلب تفكيراً في المستقبل بطريقة منظمة ، وتنبؤاً بالأحداث المتوقعة ، واستشرافاً للمستقبل.
وإذا كان التخطيط كنشاط على هذا النحو ، فإن تخطيط الوقت فيه قدر أكبر من الصعوبة ، لأنه يعنى وضع إطار مسبق للوقت ووضع حدود له . ويستمد تخطيط الوقت أهميته من حقيقة أساسية هى أن المهام أو الأنشطة كثيرة ، وأن هناك أشياء لا بد من القيام بها دائماً . وبالتالي يأتى الوقت ليكون المحدد الأساسي والعنصر الحرج لما يعمل وما لايعمل ، إذ لاتوجد ساعات كافية في اليوم ليعمل كل الأشياء التى يمكن أن تعمل.
للموضوع تكملة إن شاء الله
دمتم بصفاء وسعادة.